PRO (e contro): la preventivazione nella gestione commessa

Perchè dovresti integrare la preventivazione nella gestione commessa? È efficace? Serve collegare un gestionale ERP?

Queste sono solo alcune delle domande che possono sorgere nel momento in cui si lavora su commessa. Abbiamo quindi interpellato Claudio Angeli – Senior Manager in Alfa Sistemi – per farci raccontare i pro e i contro di questa delicata fase.

In questo articolo andremo a vedere perché serve integrare la preventivazione in una produzione per commessa, quali sono i costi di cui tener conto in questa fase e come gestirla al meglio con un software ERP (Enterprise Resource Planning).

La fase d’esordio di ogni produzione su commessa prevede la preventivazione e la progettazione. Nella fase di preventivazione vengono coinvolti il reparto operativo, quello tecnico e quello commerciale.

Fondamentale è arrivare ad una stima del budget determinando i costi delle materie e del personale. Questa analisi che deve essere svolta in relazione alle altre commesse preventivate nello stesso momento o in corso. Serve includere anche un margine dove possano rientrare eventuali modifiche non preventivate o guasti ai macchinari che possono rallentare la produzione e generare nuovi costi da sostenere.

Sicuramente, più fattori vengono stimati accuratamente, più sarà realistico (e senza sorprese) il preventivo o contratto di commessa finale.

La fase di preventivazione è un momento cruciale che serve poi per passare alla realizzazione della commessa e lanciare tutte le operations. Stimare i costi esatti (legati ai materiali tanto quanto al personale operativo) diminuirà il rischio di incorrere in problematiche durante la fase di realizzazione della commessa.

Durante la fase di avanzamento dei lavori sarà poi necessario registrare ogni movimento e sviluppare analisi ad hoc su costi, ricavi e procedure in modo tale da mantenere monitorata la situazione, ottimizzare l’insorgere di eventuali errori o imprevisti restando dentro il budget preventivato e poter replicare questo modello nel momento in cui, in futuro, si crei la necessità di creare una nuova commessa da una analoga.

PRO

• È uno strumento utile per la gestione del contratto/ordine
• Definisce i tempi di progettazione, costruzione e messa a servizio della commessa
• Delinea tutti i costi da includere nella commessa aggiungendo i savings necessari per migliorare il margine di profitto
• Diminuisce il rischio di incorrere in problematiche durante la fase di realizzazione della commessa
• Aiuta ad individuare anticipatamente urgenze e criticità che potrebbero scaturire con la vendita del contratto
• Permette di fare delle simulazioni dei carichi per gli uffici tecnico e acquisti di produzione e messa in servizio della commessa
• Supporta un momento delicato della vendita del contratto e dell’avvio della commessa
• Fornisce indicazioni precise sullo stato di avanzamento della commessa: dalle spese, ai ricavi fino al rispetto delle tempistiche previste

CONTRO

Un preventivo può anche essere fatto senza un software gestionale (per es. con un foglio Excel). In questo caso, però, non potrà fornire simulazioni puntuali dei carichi, delle urgenze, delle criticità.

Distinguere i costi in maniera puntuale serve a stilare un preventivo quanto più accurato possibile.

Nella fase di preventivazione vengono delineati tutti i costi da includere nella commessa, tra cui:

• Costo delle materie prime
• Costo manodopera interna
• Costo lavorazioni esterne
• Costi indiretti: trasferte personale, trasporti, consumi e utilizzo macchinari, spese amministrative, costi di copertura dei rischi finanziari e legali.

I costi definiti nella fase di preventivazione comprendono quindi tutti i costi necessari alla realizzazione della commessa e il margine di profitto desiderato. È utile prevedere un ampio margine per gestire eventuali modifiche in itinere.

Va infine considerata anche la puntualità nella realizzazione della commessa, poiché molti contratti prevedono penali a carico dell’esecutore se la commessa non risulta disponibile ad una certa data.

Preventivare è sicuramente utile per capire come gestire al meglio le risorse, umane e finanziarie, ottimizzare i costi e massimizzare i margini di guadagno.

Software gestionali e ERP sono strumenti di supporto durante la preventivazione, progettazione, realizzazione e analisi della fase finale.

Avere collegato un sistema gestionale ERP permette di avere uno storico dati che migliora la stima finale e, già in questa fase, facilita la raccolta e il monitoraggio dei dati anche tra diversi reparti così da permettere una gestione della preventivazione quanto più fluida e attendibile possibile.

Un preventivo tiene conto di variabili dettate da sistemi complessi. Si può però ridurre ai minimi termini il margine di incertezza grazie a strumenti che aiutano a ragionare in modo strutturato.

Dalla valutazione dei costi preventivi, dei costi consuntivi e la conseguente marginalità della singola commessa. Poter pianificare le attività giornaliere, le azioni strategiche e la gestione delle risorse è possibile grazie a soluzioni complete, agili, innovative e facili da usare.

Ma a cosa serve avere un preventivo integrato con l’ERP? In sostanza, permette il lancio velocissimo della commessa, per attivare svariate funzioni aziendali tra cui UT, acquisti, pianificazione produzione, forecast finance (cash flow). Inoltre, prima della trattativa finale, si possono fare simulazioni di carico delle attività, dagli UT alla produzione, incluse le risorse di personale, per valutare meglio la possibilità di rispettare i tempi richiesti dal contratto.

Oracle JD Edwards integrato con Oracle Primavera è il sistema ERP che proponiamo, completo di uno specifico modulo ETO per la preventivazione da noi sviluppato grazie ad oltre 20 anni di esperienza sul campo presso i più grandi player internazionali di produzione a commessa.
Il sistema ETO (agganciato a JD Edwards) ti permette di:

• individuare subito le criticità e le urgenze attraverso la simulazione
• lanciare la commessa (quando acquisita) in modo veloce preciso e affidabile, avviando subito gli acquisti (perché ordini e lancio operations sono già inserite nel sistema)
• avere responsabilità e chiarezza di tutte le operazioni;
• evitare penali (perché se hai simulato tutto correttamente riuscirai a produrre nei tempi costi etc.)

Le nostre soluzioni ERP e Project Management sono dunque dedicate e studiate per quelle aziende che si trovano a coordinare cicli di produzione su commessa.

Grazie all’esperienza del nostro team maturata nel corso di due decenni, siamo pronti ad analizzare la situazione dei tuoi sistemi, anche se non sono Oracle, e simulare qualunque esigenza per valutare, insieme, se una semplificazione del tuo processo o un’implementazione di una nuova soluzione ti possa portare un vantaggio significativo.